Si vous rencontrez des problèmes dans l'utilisation de TAPIR ou si vous avez des questions, vous pouvez contacter :
Voir aussi :
Ont été importées dans TAPIR toutes les données en EAD aujourd'hui en ligne dans les bases CGM et Palme du CCFr, à savoir :
TAPIR est un logiciel de catalogage (backoffice), il n'est accessible qu'aux professionnels qui ont préalablement été formés et sont inscrits à TAPIR. Tant que les données ne sont pas publiées, elles ne sont donc pas visibles par le public dans le CCFr. TAPIR fonctionne par dossiers d'établissement (identification par le RCR). Votre dossier peut être vu par toute personne inscrite à TAPIR reliée à votre établissement. Vos données sont susceptibles d'être modifiées également par les administrateurs système du CCFr qui ont accès à la totalité des inventaires.
Non. Vous n'avez accès qu'aux données de votre établissement,
Néanmoins, la totalité des inventaires des bases manuscrits du CCFr sont disponibles sous forme XML/EAD par la fonction d'export dans le CCFr. Vous pouvez ainsi à tout moment télécharger n'importe quel inventaire du CGM depuis le CCFr et le consulter au format XML/EAD. Vous ne pourrez néanmoins pas importer dans TAPIR un inventaire provenant d'un autre établissement.
Il s'agit d'un dispositif de sécurité qui évite d'être plusieurs à travailler sur le même instrument de recherche ou les mêmes notices de fonds, ce qui entraîne blocages et erreurs. A l'ouverture de l'IR/formulaire, une fonction de verrouillage apparaît. Ne pas intervenir sur le déverrouillage en cours de travail. En sortant correctement d'XEditor correctement ou du formulaire (soit par "enregistrer", soit par "annuler"), le déverrouillage s'effectue systématiquement.
La prévisualisation vous permet de voir à quoi ressemblera votre notice une fois publiée dans le CCFr. Elle ne permet rien d'autre et les liens ne sont pas actifs.
Cliquez sur la touche "Prévisualiser" en haut à gauche une fois votre travail enregistré. Vous obtenez un affichage comme sur le portail du CCFr.
Oui. La prévisualisation simule une publication dans un environnement qui ressemble au CCFr, mais n'est pas le CCFr. Les liens hypertexte ne fonctionnent pas (liens vers le CCFr, vers la notice d'établissement, liens vers les numérisations et catalogues en ligne...)
Exporter vos notices depuis TapIR vous permettra de les récupérer au format XML. Ce format vous permet soit de les republier de la façon dont vous le souhaitez, sur une base de données par exemple, soit de les retravailler. Attention : si vous les retravaillez en XML et essayez ensuite de les ré-importer dans TapIR, il est fort probable qu'elles ne seront plus prises en charge par le logiciel. Nous vous déconseillons donc de faire cela. Voir question liée ci-dessus : Comment exporter mes notices de fonds/sous-fonds via TapIR ?
Attention : en ce qui concerne le CGM et le signalement des manuscrits et archives dans celui-ci, la FAQ est remplacée par un tutoriel et des fiches pratiques très complètes.
Le Tutoriel est téléchargeable ici.
Les fiches pratiques sont téléchargeables ici :
Nul besoin de formation spécifique pour utiliser le dossier FONDS/Répertoire et gérer vos notices de fonds. Cependant, une prise en main est nécessaire pour naviguer dans l'environnement de l'outil de publication Tapir. Un tutoriel imagé est en ligne. Le formulaire est simple à remplir mais le guide de saisie détaillé à disposition sur demande s'avèrera utile. Un accompagnement individuel est proposé par l'équipe du CCFr pour chaque utilisateur. La coordinatrice du Répertoire suit toutes les publications et reste à votre disposition (repertoireccfr@bnf.fr).
Non. Avant toute création de notice de fonds, il est obligatoire de créer une notice d'institution dans le Répertoire de Bibliothèques. Remplir le formulaire adéquat disponible en ligne et le renvoyer à la coordinatrice du Répertoire (repertoireccfr@bnf.fr) qui publiera la notice sur le CCFr avec l'attribution d'un numéro d'identification national (RCR). La nouvelle institution sera enregistrée sur Tapir, permettant ensuite la création de fonds.
Il suffit de cliquer-droit sur le dossier RCR ou le sous-dossier choisi affiché dans l'arbre des fichiers. La mention "Créer un IR" apparaît en 4ème position. Un modèle "Notice fonds" est alors proposé sur la partie centrale juste au-dessus des modèles TapIR destinés au catalogage des manuscrits et archives dans le CGM. Si l'on clique dessus, un formulaire complet apparaît avec différentes rubriques et champs à compléter.
Pour les sous-fonds, il faut impérativement partir du fonds existant dans Tapir en créant un composant-fils dans le plan de classement interne. Pour ceci, cliquer sur "modifier" en haut pour passer en mode édition puis cliquer-droit seulement après sur l'intitulé du fonds pour "ajouter un composant-fils" dans la fenêtre ouvrante proposée (première proposition de la liste). Un nouveau formulaire est à remplir en sélectionnant un modèle de composant (similaire au précédent mais sans la partie identification avec nom de l'établissement). Tous les sous-fonds apparaîtront sous la notice générale à l'affichage. Il faut enregistrer une première fois au niveau de ce plan de classement pour pouvoir ensuite remplir la notice.
Une fois le sous-fonds rempli en formulaire, attention à ne pas oublier de TOUJOURS enregistrer ou annuler en sortant du formulaire.
Oui. Pour changer l'intitulé d'un fonds, il suffit de le modifier via le formulaire de saisie dans la zone "Titre". Enregistrez, puis publiez.
Certains blocs de texte du formulaire (champs "Historique" et "Description du contenu") peuvent bénéficier de la fonction "saut à la ligne" pour réaliser plusieurs paragraphes. Il suffit de répéter le champ en cliquant sur le symbole "+" pour en créer de nouveaux.
Sous chaque zone où c'est possible, il suffit de cliquer sur le "+". La zone sera répétée et remplie autant de fois qu'on le souhaite.
Lorsque vous cliquez sur "publier" votre notice de fonds ou sous-fonds, Tapir vous dresse une liste d'erreurs non bloquantes: ne pas en tenir compte. Ce sont des manques dans certains champs qui n'empêchent pas la publication de la notice. Cette fonction est surtout importante pour les IR du CGM.
Il est possible d'exporter les notices de fonds: cliquez droit sur l'intitulé du fonds dans le plan de classement sous votre dossier FONDS/Répertoire. Un fichier XML s'ouvrira prêt à être enregistré. Voir la question liée ci-dessous: à quoi sert-il d'exporter les notices?
Oui. L'accès à TapIR s'effectue via un compte personnel, ce qui n'empêche pas d'être plusieurs au sein du même établissement. Vous ne pourrez pas travailler sur le même fonds cependant car un verrouillage du formulaire se fait automatiquement.
Un dossier FONDS/Répertoire est un dossier source qui a été créé automatiquement avec votre dossier d'établissement dans TapIR avec les fonds déjà existants et publiés sur le CCFr lorsqu'il y en a. Il se trouvera en dernière position, sous, le cas échéant, les dossiers CGM et Palme (ce dernier est amené à disparaître). Un IR (instrument de recherche) désigne précisément chacune de ces notices, comme il désigne par ailleurs des inventaires.
Oui. TapIR est votre espace de travail: vous pouvez réorganiser vos notices de fonds comme vous le souhaitez en les déplaçant (glisser-déposer) dans leur dossier propre dans l'ordre de votre convenance. Cliquez sur l'intitulé du fonds dans le dossier FONDS/Répertoire, glissez-le vers le haut ou le bas, une petite flèche bleue vous indique l'emplacement. Attention: veillez, par souci de cohérence, à classer les notices de fonds dans le bon dossier et ne pas les éparpiller. NB: ce classement reste propre à TapIR et ne sera pas répercuté à la publication dans le CCFr qui présente une liste dans l'ordre alphabétique, fonds et sous-fonds confondus au sein de la notice d'établissement.
Oui. Les personnes formées à la publication des inventaires du CGM dans TapIR ont l'avantage de connaître l'environnement et le fonctionnement global de l'outil. Mais attention, les règles et usages du formulaire pour les notices de fonds sont très différentes de celles utilisées pour publier dans le CGM. L'intervention éventuelle sur les balises EAD est, par exemple, TRES FORTEMENT déconseillée. En effet, le système mis en place n'est pas adapté et risque de générer des erreurs bloquantes. La consultation du tutoriel et l'utilisation du guide de saisie sont fortement recommandés, même pour les personnes formées.
Dans la rubrique " Références" du formulaire, au champ "Fonds lié décrit ou non dans le Répertoire, numérisé ou non", existe la possibilité d'ajouter l'intitulé d'un fonds présent ou non dans le Répertoire avec son URL. Ce fonds lié peut être en relation ou constituer une autre partie du fonds décrit tout en étant conservé dans un autre établissement (exemple : livres et imprimés sur un site et correspondances et archives sur un autre site ; ou autres parties diverses du fonds sur le même thème ou du même donateur). Ces liens supplémentaires constituent des passerelles internes pertinentes. Attention : elles ne se constituent pas automatiquement de façon réciproque, il faut donc compléter l'autre fonds cité de la même façon.
Un fonds lié peut être une autre partie d'un sous-fonds/fonds décrit (exemple : livres et imprimés sur un site et correspondances et archives sur un autre site ; ou autres parties diverses du fonds sur le même thème ou du même donateur). Le sous-fonds est obligatoirement rattaché à un fonds dont il constitue une partie au sein du même établissement. Il ne peut être le fonds lié de son fonds dit "père" ; par contre, il peut être lié à un autre sous-fonds ou fonds d'un autre établissement ou à l'intérieur de l'établissement.
Non, pas via Tapir. Il vous faut publier d'abord vos notices, puis les exporter en PDF via le portail du CCFr (icône en haut à droite d'une notice, dans le bandeau violet). C'est le PDF que vous pourrez imprimer. Rien ne vous empêche aussi d'imprimer la page web de votre notice, une fois celle-ci publiée.
On peut copier uniquement un sous-fonds. Une notice de haut niveau (de fonds) ne peut être copiée.
TapIR a été d'abord conçu comme un logiciel de catalogage en EAD pour le Catalogue général des manuscrits (CGM). Les notices de fonds ont été converties en EAD lorsqu'elles ont été versées dans TapIR. Or, en EAD, une "notice" de sous-fonds s'appelle un "composant". De même, on parlera d'IR (instrument de recherche) pour désigner les notices du niveau "fonds" du Répertoire.
Non, c'est impossible.
Oui. Dans le deuxième plan de classement, ne pas cliquer sur modifier mais cliquer-droit sur le sous-fonds sélectionné. Choisir alors la 3ème ligne : "copier le composant (et ses fils)". Retourner ensuite sur l'établissement via le fil d'Ariane en haut de l'écran. Cliquer sur un fonds, se mettre en mode modification dans le deuxième plan de classement, cliquer-droit sur le fonds, choisir la 3ème ligne : "Coller le composant (et ses fils)". Le fonds récupère alors un nouveau fonds. Penser à publier. NB : Il ne faut pas oublier de supprimer le sous-fonds à son ancien emplacement (une simple duplication a été effectuée). En se mettant en mode modification, on y supprime alors la copie originale. Publier cette modification également.
Non, c'est impossible.
Non, c'est impossible.
Non. A moins que vous ne gériez plusieurs établissements, vous n'avez normalement accès qu'à un seul établissement (RCR). Pour changer l'établissement auquel se rattache un fonds, il faut, dans le formulaire, changer le RCR et lui mettre l'intitulé d'un autre établissement dans l'en-tête, ce qui est à éviter de toutes façons. Si vous avez besoin de le faire, merci de contacter le CCFr (repertoireccfr@bnf.fr).
Oui. Dans le deuxième plan de classement, ne pas cliquer sur "modifier", mais cliquer-droit sur le sous-fonds sélectionné. Choisir alors la 3ème ligne : "copier le composant (et ses fils)". Retourner ensuite sur l'autre établissement via le fil d'Ariane en haut de l'écran. Cliquer sur un fonds, se mettre en mode "modification" dans le deuxième plan de classement, cliquer-droit sur le fonds, choisir la 3ème ligne "Coller le composant (et ses fils)". Le fonds récupère alors un nouveau fonds. Penser à publier. NB : Il ne faut pas oublier de supprimer le sous-fonds à son ancien emplacement (une simple duplication a été effectuée). En se mettant en mode modification, on y supprime alors la copie originale. Penser à publier aussi cette modification.
Non, c'est impossible.
La liste, dans le premier plan de classement de TapIR, constitue votre base de travail dont vous pouvez, à votre guise, changer l'ordre et les intitulés. Elle regroupe les fonds ; les sous-fonds apparaissant dans un deuxième plan de classement. Sur le portail en ligne du CCFr, cette liste sera présentée différemment avec l'ensemble des fonds et sous-fonds, sans différenciation, sous forme alphabétique simple.
Vous ne pouvez pas dépublier un fonds. Il vous faut contacter le CCFr (repertoireccfr@bnf.fr) qui s'en occupera.
Non, surtout pas. Les identifiants créés par Tapir lorsque vous créez un IR CGM et une notice de fonds ne sont pas les mêmes. De plus, le chemin de publication est différent : les notices de fonds dans le Répertoire et les inventaires du CGM dans la base Archives et manuscrits. Il ne faut donc surtout pas déplacer les IR entre les différents dossiers.
Oui et non. Les formulaires de recherche sont différents et donc l'indexation est différente. Le CGM permet une indexation plus riche, l'indexation des fonds est davantage basée sur les listes fermées.
Non, ne vous en occupez pas. Seuls les utilisateurs du CGM (et donc formés à l'utilisation avancée de Tapir) peuvent le faire.
On ne peut insérer qu'une image à la fois. Cela s'effectue dans le champ "Accès" avec le bloc "Illustration du fonds" qui se situe tout à la fin du formulaire de saisie. Pour cette opération, il est obligatoire que l'image possède un URL (remplir les deux blocs concernés) et donc soit au préalable consultable en ligne. L'image est ensuite consultable, après publication, en haut à droite de la notice.
Oui, en théorie. En pratique, cela implique de connaître parfaitement le format EAD et d'y appliquer des traitements pour rendre le fichier compatible avec TapIR. Pour un utilisateur " ordinaire ", ce n'est donc pas possible.
Dans la rubrique "Accès" du formulaire, il faut remplir toutes les zones de la sous-rubrique "Illustration du fonds" (ou du sous-fonds) avec une URL qui pointe vers l'image elle-même et une URL qui pointe vers la vignette, lorsque vous en avez une. Les deux URL peuvent être identiques. La légende doit être remplie en texte libre dans le champ "Légende".
Il faut ajouter le lien pérenne URL de la Base patrimoine à récupérer en haut à droite de la notice de fonds/sous-fonds en cliquant droit (copier l'adresse du lien) ceci quand un chargement a été effectué. Il sera collé à la rubrique "Catalogues", bloc "Autres instruments de recherche". Y mentionner la base Patrimoine pour préciser le catalogue, le lien pérenne, et ensuite son libellé. A noter : le bloc "Lien à la base patrimoine", juste au-dessus, est réservé aux administrateurs du CCFr. Ne pas le remplir. Il est possible de lier également des documents de la Base patrimoine dans la rubrique "Présentation du contenu et historique du fonds", bloc intitulé "document remarquable".
Il faut ajouter le lien pérenne URL de l'inventaire publié correspondant au fonds. Il faut alors le récupérer dans le CGM en cliquant en haut à droite de la notice d'institution ou on trouvera alors la liste des inventaires de l'établissement publiés. Y copier le lien pérenne. Il sera collé à la rubrique "Catalogues", bloc "Autres instruments de recherche". Y mentionner le CGM pour préciser le catalogue, le lien pérenne, et ensuite son libellé. Il est possible de lier également manuscrits et archives signalés dans le CGM dans la rubrique "Présentation du contenu et historique du fonds", bloc intitulé "documents remarquables".